就職や転職で有利になる!?プロの講師が秘書検定の魅力を徹底解説

秘書検定に興味はあるけれど、「いったいどんな検定なんだろう」「学生のうちに受けた方がいいよ、と言われたけど本当に就活に役立つのかな」など、よく分からないという方に秘書検定の魅力についてお話します。

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〇秘書検定とは

秘書検定の注目度
仕事のスキルが学べる検定

〇具体的に知りたいことは?

難易度は?
就活で本当に有利な資格?
秘書検定が活かせる職種は?
秘書検定を取得すれば、秘書になれる?

〇秘書検定はあなたの強い味方

好感度、信頼度が高まる

〇まとめ

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秘書検定とは

秘書検定は1973年に第1回が実施され、以来48年、120回以上続いている歴史のある検定試験です。
創始者に直接聞いた話も含めて、秘書検定の魅力をお伝えします。


秘書検定の注目度

資格や検定は医師や弁護士のように職業資格を取らないとその職につけない、名乗れない職業があります。
また、職業資格ではないものの一定の知識、技能を証明するものとして認知されている資格も多くあります。
秘書検定もその一つです。資格や検定への挑戦は、能力の向上に大きく貢献をしています。

「日本の資格・検定」サイトでは約900の資格・検定が紹介されていますが、そのサイト内でその年に最も注目・支持された資格・検定を表彰する「日本の資格・検定」AWARDSが2019年から始まりました。
期間中のページビュー数が上位だった「総合アクセスランキング部門」において3年連続第1位を獲得しているのが秘書検定なのです。

「日本の資格・検定」サイトでは秘書検定について「主に社会人としてのマナーや一般常識を学ぶことができます。秘書を目指す方にとどまらず、就職活動や社会人デビューを控えた学生から高い人気を集めていて、さまざまな業界の企業からも支持を集める検定」と紹介されています。

秘書技能は理解するだけでなく、実際にできるようになることを目指す「実務技能」です。当初は専門学校の学生の受験が主でした。就職面接でも秘書検定について知らない面接官もいたようで、「どんな内容の検定か質問された」という学生がいました。現在では短大生や大学生も多く受験するようになり、人事担当の方の認知度も上がってきています。最近では高校生でも上級検定に挑戦する生徒さんもいます。社員の自己啓発のために秘書検定を推奨している会社も増加しており、年配の男性の受験者も時々見られます。

仕事のスキルが学べる検定

どうしてそれほど注目されているのか、それは秘書検定の試験内容そのものが、実務に直結しているからです。

高校や大学で高度な知識を学んでも、それだけで仕事ができる自信の持てる人はどれだけいるでしょうか。学校を卒業しただけではその知識を社会でどのように活かせるのか、自分に何ができるのか、全く想像できず自信も持てないときが私にもありました。それで、私は英文速記や英文タイプライティング、秘書の実務技能を学びました。まだ社会人になる前ですが、多少とも自分の技術を活かせる仕事を見つけたらよいのではないか、と方向性を決めることができました。秘書検定の勉強をすれば、ビジネス社会の状況をイメージできるようになり、仕事の仕方を学ぶことができます。

テキストには例えば、お客様のアポイントメントを取るときの注意事項が書かれています。上司のスケジュールは秘書が独断で決めてはいけない。上司に確認して上司の優先順位で判断したものを指示として受け、調整をするのが秘書の仕事です。

そのようにビジネスの基本が学べるので、実際の仕事で、上司の不在時にお客様から「部長に会いたいんだけど」と電話があったときなどにも、どのように取り次ぐべきか、判断ができるようになります。

秘書検定は「秘書Aさん」がどのように行動すべきか、選択肢は適当か不適当かという問題です。「私ならこうする!」と考えるのではなく、客観的に「秘書Aさん」がすべき仕事の仕方を考えなければ正答を導き出すことはできません。もちろん、最初はなかなか正解が出せないかもしれません。この場合のポイントはこれなんだ、ビジネスの基本はこういうことか、と理解を深めていくことでビジネスの基本スキルが身についていくのです。

仕事の経験がなくてもイメージができるようになれば、少し自信が持てるでしょう。

テキストは「社会人の教科書」として使える知識が詰まっているので受験後も大切に持っています」という学生もいます。秘書職はどの業種でも経営者の近くにあります。秘書検定の仕事の仕方は一般の企業での事務職の仕事の仕方にも十分活用できます。秘書検定は一言でいうと、仕事のスキルが学べる検定だからです。

具体的に知りたいことは?


秘書検定を
受けてみたい気もするけれど、まだよくわからない、
具体的にもっと教えて、という方にお話しましょう。


難易度は?

過去5年程度は、毎年3級から1級まで延べ5万人前後の方が秘書検定を受験しています。コロナ禍で経済界も厳しくなり、学生もオンライン授業が多くなってきています。この機会にスキルが身につく資格を取得しようという機運が上昇し、昨年度は5,5千人を超えています。

直近の合格率は、1級30.0%、準1級39.9%、2級64.1%、3級81.9%です。今のあなたには想像がつかないほど難しい検定だとしても、出題される内容をしっかり勉強すれば、諦めない限り誰でも合格できるはずです。

就活で本当に有利な資格?

就職活動の第一歩はエントリーシートを完成させることですね。また、面接試験の準備も必要です。どのように書くか、面接でどのように話すのかを考えるとき、ビジネスで何が必要か、自分に何が求められているのかを理解していることが重要です。

秘書検定はビジネスシーンから出題されます。秘書の仕事を通してビジネスの基本が問われます。 そのような社会人に求められる基礎力を秘書検定を通して学ぶことができます。ビジネスで求められていることが分かれば会社側からの質問の意図や答え方もわかるようになり、その対応策が考えられるようになるでしょう。もちろん、自分自身をアピールすることが重要ですが、相手の求めることができる自分をアピールしないと意味がありません。独りよがりでは相手にされません。

その意味でも就職活動を具体的に始める前に合格している方がよりよいと思いますが、タイミングは自分自身のできるときがベストです。早めに取り組んで、準1級まで挑戦できる時間があれば、就職活動にはとても有利になります。

なぜなら、準1級には筆記試験と面接試験があり、面接試験の勉強をすることによって就職活動でも役立つ挨拶の仕方、お辞儀の仕方、立ち居振る舞い等も身に付けることができるからです。

就職の面接試験の練習は秘書検定準1級や1級の面接試験の練習にはなりませんが、秘書検定の面接試験の練習は就職の面接試験に役立ちます。 合格すれば、履歴書に書くことができ、ビジネスの基本能力があることのエビデンスになりますね!

秘書検定が活かせる職種は?

先にお話したように、秘書検定を勉強するだけでビジネスの基本がわかるようになります。そのため、秘書以外のさまざまな職種でも活かすことができます。営業職の方でもマナーやビジネス文書の基本は必要です。お客様に対する言葉遣いも正しい敬語が身についていないと信頼を得ることができません。人と関わる仕事をする人には特に役立つ検定です。

内容は勉強の仕方を詳しく書いたブログを参照してください。 秘書検定の内容は、秘書に求められる資質(総合的な能力や人柄)、職務知識(仕事内容)、一般知識(ビジネスの常識)、マナー・接遇(ビジネスマナーの基本)、技能(仕事のスキル)となっています。

最近は秘書と名前がつかなくても秘書的な仕事と自分の部署の仕事の両方をしている人(兼務秘書)も多くいらっしゃるので、秘書でなくても役立つ検定であることは間違いありません。

秘書検定を取得すれば、秘書になれる?

「秘書」は職業資格ではないので、秘書検定を取得していなくても秘書の仕事をすることはできます。会社で多忙な部長や取締役の方の仕事の手伝いをして、少しでも上司自身の仕事が軽減されれば、とても助かります。会議資料をコピーするのでも時間が取られます。そのような上司の身の回りの仕事を引き受けて補佐しているのが、一般的な秘書です。もっと上司の頭の中までの補佐をする直接秘書と呼ばれる人もいますが、基本は同じです。その基本の仕事の仕方が身につくのが秘書検定です。

秘書職になれるかどうかは、各会社の考え方にもよるので一概には言えませんが、秘書職への転職や異動希望には、秘書検定合格があなたの情熱の根拠として大いに有利になるはずです。

私が指導した社会人には、「会社で秘書職に異動になり、見様見真似で仕事をしてきたけれど自信もないし、一度しっかり勉強したいと思って受験することにしました」という方が何人もいます。

秘書検定はあなたの強い味方

秘書検定はこれから社会に出ようとする就職活動を始めた学生さんにも、何年も仕事をしてきたビジネスパーソンで、自分のキャリアを一度考えてみようと思った社会人の方にも強い味方になる検定です。
その理由は…

好感度、信頼度が高まる

秘書検定に合格した人としていない人との違いは、自信の有無です。頑張って自分を誇りに思う心が自信に満ちた、しっかりとした印象を醸し出します。人は、おどおどしている人よりも、例え緊張していても前向きなエネルギーに満ちた人に好感を持ち、信頼できるのではないかと期待します。

秘書検定は出題範囲が広いので、その点では難しい検定かもしれません。覚えるべき用語も多くある程度しっかり時間をかけて勉強する必要があるでしょう。その分、ビジネスの基本が身につき、あなたの強い味方になれる技能検定と言えます。挑戦するに十分値する検定です。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。秘書検定を勉強すればビジネスの基本が身につき、合格すればさらに仕事能力に自信を持つことができますよ、というお話をしました。ぜひ挑戦し、あなたの目指す未来を切り開いていくときのベースにしてください。

現在新大阪を中心に関西各地で秘書検定の講座や個人指導を実施しています。

秘書検定筆記・面接試験指導歴30年以上、
秘書検定準1級面接審査員歴20年以上、
現在秘書検定実施運営委員 
岸本隆子